Essa praticidade tanto para o contribuinte como para o contador deve chamar atenção para um ponto muito importante, o cumprimento da Lei Geral de proteção de dados – LGPD.

Os documentos utilizados para a realização das declarações, contém dados pessoais (nome CPF, endereço, renda), dados pessoais sensíveis (por exemplo, os dados de saúde, referente às despesas nesta área, preferência política, quando há doação à partidos) e dados de crianças e adolescentes (é o caso dos dados dos dependentes menores).

Por tais razões, é imprescindível que as partes envolvidas (Contribuinte e Contador), estejam atentos aos comandos da lei e as práticas de segurança que poderão evitar as sanções previstas, entre elas, advertências, multas (simples e diárias de até 50 milhões de reais) e até mesmo o bloqueio/eliminação parcial/total do uso de dados.

O alto volume de coleta de dados do período leva a um potencial risco de sofrer um incidente de segurança, sendo uma excelente oportunidade para as empresas Contábeis reverem seus processos de segurança e privacidade de dados.

A LGPD se aplica tanto aos dados físicos quanto digitais, portanto, os incidentes com dados pessoais não se limitam aos vazamentos pelas invasões em redes de computadores e/ou celulares, incluem também a destruição, perda e alteração ilícitas ou acidentais.

Cuidados que devem ser adotados incluem a manutenção de uma rede de computadores segura, além dos cuidados com documentos físicos entre eles umidade, cupins e outros insetos, alimentação no ambiente de trabalho, entre outros, pois em alguns casos os escritórios de contabilidade ainda se utilizam de procedimentos muito antigos e precários quando falamos em segurança da informação.

O olhar atento as práticas modernas de tratamento de dados, incluindo o arquivamento digital em nuvens, acessos limitados e por meio de logins e senhas, a redução da impressão e o arquivamento dos documentos, além da definição de uma base legal para cada finalidade em que se utilizam os dados definem excelentes práticas nas rotinas de trabalho.

Lembrando que não apenas a adequação completa à LGPD constitui a redução de sanções, mas a adoção de boas práticas no tratamento de dados será considerando atenuante ou sua falta agravante na aplicação das sanções diante da atuação responsiva prevista pela ANPD (órgão que fiscalização à matéria).

Seguem 5 dicas para lidar com toda a documentação recebida para o IRPF 2023:

– Receba apenas os documentos necessários para a declaração, procure orientar seu cliente;

– Tenha uma plataforma de segurança que proteja sua rede de computadores e celulares;

– Determine de acordo com a lei 01 entre as 10 hipóteses legais previstas para cada finalidade no tratamento dos dados;

– Tenha um contrato de prestação de serviços com seu cliente/contador onde fique definido a forma que ocorrerá o tratamento de dados (coleta, compartilhamento, armazenamento e descarte);

–  Treinamento e conscientização pessoais e de sua equipe são fundamentais para mitigar riscos e evitar incidentes.

Por fim, vale acrescentar, para aqueles que ainda não se preocuparam com tema adequação à LGPD, que em fevereiro de 2023 a ANPD publicou  o Regulamento de dosimetria das penas que permite de imediato a aplicação de penas e multas, ou seja, todos os incidentes que ocorrerem a partir de agora responderão aos termos da Lei.

Fique ligado!

Entre os pontos de destaque:

– Delimita aqueles que não poderão ser beneficiados pelo tratamento jurídico previsto na regulamentação;

– Define o que é tratamento de alto risco, este era um tema importante que necessitava de uma definição em caráter de urgência;

– Estabelece prazo de 15 dias para as empresas comprovarem que se enquadram nessa condição de agentes de pequeno porte, quando perguntadas;

– Desobriga a indicação de Encarregado de dados (DPO), e estabelece que é preciso a manutenção de canal aberto para a requisição de direito pelos titulares;

– Autoriza o registro simplificado das operações de tratamento (inventário de dados), sendo que a ANPD irá disponibilizar o modelo para tanto;

– Institui prazo em dobro para os agentes de pequeno porte no atendimento de solicitações do titular. Apenas o prazo da confirmação de tratamento que é imediato para as empresas em geral, para esses agentes passa a ser de 15 dias;

– A ANPD poderá determinar que o agente, mesmo que de pequeno porte, cumpra as obrigações de que foi dispensado com base na natureza ou o volume das operações, bem como os riscos para os titulares.

Fonte: gov.br

A LGPD obriga todas as pessoas jurídicas, e pessoas físicas que tratem dados com fins lucrativos o dever de estarem adequadas à lei.

O risco da exposição indesejada de dados de pessoas físicas que os recentes incidentes de segurança têm revelado, a coleta excessiva de dados, além de compartilhamentos não autorizados, foram os principais motivadores para a criação da regulamentação brasileira.

Ao se adequarem à nova legislação, as empresas não estarão apenas garantindo a segurança dos dados dos titulares com os quais possuem relações comerciais ou trabalhistas, o que já é considerado um diferencial competitivo, mas também poderão assegurar uma maior proteção de seus próprios bancos de dados e a segurança das informações do seu negócio.

Assim, em uma perspectiva mais ampla, a proteção não afeta apenas os dados pessoais, mas também contribui para a segurança e governança de todos os dados tratados dentro do seu negócio, aumentando a confiabilidade e credibilidade de sua marca junto ao mercado, investidores e parceiros comerciais.