VOCÊ PRECISA SABER DISSO ANTES DE REALIZAR O SEU IRPF 2023.
O período de entrega da declaração IRPF este ano ocorrerá entre 15 de março e 31 maio, e neste período é evidente que o envio de dados pessoais pelos Contribuintes aos seus Contadores, principalmente de forma remota será intenso.
Essa praticidade tanto para o contribuinte como para o contador deve chamar atenção para um ponto muito importante, o cumprimento da Lei Geral de proteção de dados – LGPD.
Os documentos utilizados para a realização das declarações, contém dados pessoais (nome CPF, endereço, renda), dados pessoais sensíveis (por exemplo, os dados de saúde, referente às despesas nesta área, preferência política, quando há doação à partidos) e dados de crianças e adolescentes (é o caso dos dados dos dependentes menores).
Por tais razões, é imprescindível que as partes envolvidas (Contribuinte e Contador), estejam atentos aos comandos da lei e as práticas de segurança que poderão evitar as sanções previstas, entre elas, advertências, multas (simples e diárias de até 50 milhões de reais) e até mesmo o bloqueio/eliminação parcial/total do uso de dados.
O alto volume de coleta de dados do período leva a um potencial risco de sofrer um incidente de segurança, sendo uma excelente oportunidade para as empresas Contábeis reverem seus processos de segurança e privacidade de dados.
A LGPD se aplica tanto aos dados físicos quanto digitais, portanto, os incidentes com dados pessoais não se limitam aos vazamentos pelas invasões em redes de computadores e/ou celulares, incluem também a destruição, perda e alteração ilícitas ou acidentais.
Cuidados que devem ser adotados incluem a manutenção de uma rede de computadores segura, além dos cuidados com documentos físicos entre eles umidade, cupins e outros insetos, alimentação no ambiente de trabalho, entre outros, pois em alguns casos os escritórios de contabilidade ainda se utilizam de procedimentos muito antigos e precários quando falamos em segurança da informação.
O olhar atento as práticas modernas de tratamento de dados, incluindo o arquivamento digital em nuvens, acessos limitados e por meio de logins e senhas, a redução da impressão e o arquivamento dos documentos, além da definição de uma base legal para cada finalidade em que se utilizam os dados definem excelentes práticas nas rotinas de trabalho.
Lembrando que não apenas a adequação completa à LGPD constitui a redução de sanções, mas a adoção de boas práticas no tratamento de dados será considerando atenuante ou sua falta agravante na aplicação das sanções diante da atuação responsiva prevista pela ANPD (órgão que fiscalização à matéria).
Seguem 5 dicas para lidar com toda a documentação recebida para o IRPF 2023:
– Receba apenas os documentos necessários para a declaração, procure orientar seu cliente;
– Tenha uma plataforma de segurança que proteja sua rede de computadores e celulares;
– Determine de acordo com a lei 01 entre as 10 hipóteses legais previstas para cada finalidade no tratamento dos dados;
– Tenha um contrato de prestação de serviços com seu cliente/contador onde fique definido a forma que ocorrerá o tratamento de dados (coleta, compartilhamento, armazenamento e descarte);
– Treinamento e conscientização pessoais e de sua equipe são fundamentais para mitigar riscos e evitar incidentes.
Por fim, vale acrescentar, para aqueles que ainda não se preocuparam com tema adequação à LGPD, que em fevereiro de 2023 a ANPD publicou o Regulamento de dosimetria das penas que permite de imediato a aplicação de penas e multas, ou seja, todos os incidentes que ocorrerem a partir de agora responderão aos termos da Lei.
Fique ligado!
